Proses rekrutmen seringkali diakhiri dengan penyerahan offering letter kepada kandidat terpilih sebagai langkah formalisasi kesepakatan. Ini merupakan bentuk resmi dari perusahaan kepada calon karyawan yang telah berhasil melewati serangkaian tahap seleksi, termasuk wawancara.
Surat penawaran kerja untuk proyek atau industri lainnya harus dibuat dengan cermat sesuai panduan yang berlaku. Dokumen ini mencantumkan informasi penting, mulai dari nama kandidat, gaji, fasilitas, tanggung jawab pekerjaan, hingga tanggal mulai bekerja.
Artikel ini akan membimbing Anda dalam menyusun surat penawaran kerja karyawan baru dengan memberikan contoh offering letter. Mari kita bahas lebih lanjut mengenai esensi surat penawaran kerja.
isi
Tentang Surat Penawaran Kerja
Surat penawaran kerja adalah dokumen formal yang diberikan oleh HRD kepada kandidat terpilih. Pemberian offering letter adalah langkah akhir dalam proses rekrutmen setelah perusahaan mengumumkan lowongan pekerjaan, menguji pelamar, dan melakukan wawancara.
Offering letter diberikan setelah HRD melakukan kontak dengan kandidat dan kemudian keduanya menandatangani dokumen yang berisi persetujuan kerja.
Dalam surat penawaran tersebut, terdapat rincian seperti posisi yang ditawarkan, besaran gaji, tugas-tugas yang harus diemban, alokasi cuti, dan jadwal kerja. Secara umum, surat penawaran kerja disampaikan dalam bentuk salinan digital yang dikirim melalui surel, memungkinkan proses yang lebih cepat dan efisien.
Namun, ada juga perusahaan yang lebih memilih mengirim versi cetak melalui pos atau mengundang kandidat untuk mengambilnya langsung di kantor.
Walaupun Undang-Undang Ketenagakerjaan tidak secara khusus mengatur tentang offering letter, namun perjanjian kontrak kerja tetap menjadi fokus. Perlu dicatat bahwa keduanya memiliki perbedaan fungsi dan kekuatan hukumnya. Surat penawaran kerja bukanlah dokumen legal, melainkan merupakan tawaran formal dari perusahaan.
Informasi yang terdapat di dalam surat tersebut mencerminkan seriusnya dan komitmen kedua belah pihak untuk mematuhi kewajiban masing-masing. Meskipun kandidat yang menerima offering letter masih dapat bernegosiasi, misalnya terkait gaji dan tunjangan, namun kesepakatan tersebut dapat diperbincangkan ulang jika ada ketidaksetujuan.
Setelah kesepakatan tercapai, langkah selanjutnya adalah tanda tangan kontrak. Ini adalah tahap di mana dokumen tersebut memiliki kekuatan hukum dan mengikat kedua belah pihak.
Apa saja aspek aspek yang dituangkan dalam surat penawaran kerja?
Aspek-aspek yang dituangkan dalam surat penawaran kerja dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu aspek informasi dasar dan informasi spesifik.
Informasi dasar meliputi:
- Nama dan jabatan calon karyawan
- Nama dan lokasi perusahaan
- Tanggal surat penawaran
- Judul surat penawaran
Informasi spesifik meliputi:
- Posisi yang ditawarkan
- Tanggung jawab dan tugas pekerjaan
- Gaji dan tunjangan
- Jam kerja dan hari kerja
- Lokasi kerja
- Masa percobaan
isi surat penawaran kerja Karyawan Baru
Dalam setiap pengelolaan rekrutmen, penting bagi Human Resources Department (HRD) untuk menjalankan komunikasi yang efektif dan jelas kepada para kandidat. Salah satu bentuk komunikasi resmi adalah surat penawaran pekerjaan. Proses ini melibatkan penyampaian informasi penting kepada kandidat yang telah berhasil melewati seleksi. Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penawaran pekerjaan.
1. Pemberitahuan Kepada Kandidat
Kandidat yang berhasil akan menerima pemberitahuan melalui telepon atau pesan singkat, sementara yang tidak lolos seleksi akan dihubungi melalui e-mail. Penting bagi HRD untuk menjaga keterbukaan dan etika dalam memberikan informasi kepada kandidat.
2. Informasi Dasar dalam Surat Penawaran
Surat penawaran harus mencakup informasi dasar seperti nama kandidat, jabatan, divisi, dan kepada siapa kandidat akan melaporkan. Selain memberikan kejelasan terkait kandidat yang diterima, perusahaan juga menunjukkan keseriusan dan etika yang baik.
3. Tanggung Jawab Kerja yang Spesifik
Isi surat penawaran juga mencantumkan secara rinci tanggung jawab pekerjaan, termasuk peran, struktur departemen, tanggal mulai bekerja, serta jadwal kerja yang mencakup masuk, istirahat, dan berakhirnya shift. Kejelasan ini penting untuk memastikan bahwa kandidat memahami tugas-tugasnya dengan baik.
4. Informasi tentang Benefit
Selain gaji, surat penawaran juga mencakup informasi tentang benefit seperti asuransi kesehatan, kecelakaan kerja, ketenagakerjaan, pinjaman laptop, reimbursement, uang lembur, dan uang transportasi. Semua ini perlu disampaikan dengan jelas untuk memberikan gambaran menyeluruh kepada kandidat.
5. Persyaratan Kerja
Informasi persyaratan kerja, seperti tes kesehatan, tanda tangan NDA, pengisian formulir, dan pemeriksaan latar belakang, dijelaskan dengan detail. Hal ini membantu kandidat mempersiapkan diri dengan baik sebelum memulai pekerjaan.
6. Cuti Berbayar dan Masa Probation
Artikel juga mencakup informasi terkait cuti berbayar dan masa percobaan. Cuti yang diberikan mengikuti peraturan dalam Undang-Undang No.13 tahun 2003 pasal 79, sementara masa percobaan hanya berlaku bagi pegawai dengan kontrak PKWTT selama 3 bulan.
7. Batas Pengiriman Surat
Perusahaan menetapkan batas waktu untuk kandidat mengembalikan surat penawaran. Setelah tanda tangan, HRD melanjutkan proses pemberkasan dan penandatanganan kontrak kerja.
8. Penutup dengan Kesempatan Bertanya
Bagian penutup memberikan kesempatan kepada kandidat untuk bertanya terkait kesepakatan kerja. Rujukan hukum yang menyatakan surat telah diulas oleh penasihat hukum memberikan kepastian hukum terkait isi surat.
Dengan menyusun surat penawaran pekerjaan secara terstruktur dan jelas, perusahaan dapat memastikan pemahaman yang baik dari pihak kandidat, menjaga profesionalitas, dan menghindari miskomunikasi dalam proses perekrutan.
Bagaimana Membuat Surat Penawaran Pekerjaan bagi Karyawan Baru
Dokumen yang menggambarkan perjanjian antara pihak-pihak terlibat, surat penawaran pekerjaan bagi karyawan baru menjadi salah satu aspek krusial dalam dunia bisnis.
Menyusunnya memerlukan keahlian khusus agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan mudah, sambil tetap menjaga citra perusahaan. Dalam petunjuk berikut, Anda akan menemukan langkah-langkah Cara membuat surat penawaran kerja karyawan baru yang menarik bagi calon karyawan.
Ungkapkan Identitas Perusahaan
Penting untuk mencantumkan identitas perusahaan pada bagian awal, termasuk logo, nama, dan alamat kantor. Hal ini memudahkan calon karyawan untuk mengenali perusahaan dan merespons surat dengan cepat.
Perhatikan bahwa calon karyawan mungkin menerima banyak surat serupa dari berbagai perusahaan. Oleh karena itu, gunakan alamat email perusahaan untuk mengurangi risiko surat Anda masuk ke dalam folder spam.
Awali dengan Kalimat Pembuka yang Ramah
Langkah pertama dalam menyusun surat penawaran pekerjaan adalah dengan membuka surat dengan kalimat sapaan dan ucapan selamat kepada calon karyawan yang telah lolos seleksi.
Tidak hanya sebagai etika dasar, tetapi juga untuk menunjukkan apresiasi perusahaan terhadap kesuksesan calon yang melewati proses seleksi. Sebagai contoh:
“Salam sejahtera,
Kepada Yth Saudara Ndonok
Jalan Renggolek Timur
Jakarta Barat
Kami dari PT Milenialan dengan senang hati memberitahukan bahwa Anda telah berhasil melewati seleksi untuk mengisi posisi sebagai graphic designer di perusahaan kami. Selama proses administrasi dan wawancara, kami sangat terkesan dengan pengalaman dan keterampilan Anda. Kami yakin kontribusi Anda akan sangat berarti bagi perkembangan perusahaan kami.”
Sajikan Informasi Detail
Semua informasi terkait pekerjaan, seperti deskripsi pekerjaan, jadwal kerja, perjanjian gaji, dan tunjangan, harus disertakan dalam surat penawaran. Hal ini memberikan kesempatan kepada calon karyawan untuk mempertimbangkan tawaran sebelum menyampaikan surat dengan tanda tangan.
Tutup dengan Kalimat Penutup
Selesaikan surat penawaran dengan kalimat penutup yang mencantumkan batas waktu terakhir bagi calon karyawan untuk mengirimkan surat penerimaan.
Setelah semua informasi tercantum, pastikan untuk mengecek kembali surat penawaran agar bebas dari kesalahan ketik atau informasi yang tidak tepat.
Tentukan waktu untuk menjawab pertanyaan calon karyawan terkait kesepakatan dan penawaran secara langsung.
Kirim sebagai Lampiran Email dalam Format PDF
Agar struktur surat tetap utuh dan menghemat ruang, disarankan untuk mengirim surat penawaran dalam bentuk lampiran berformat PDF melalui email. Di dalam isi email, berikan pemberitahuan singkat bahwa calon karyawan telah lolos seleksi dan dapat membuka surat penawaran terlampir.
Tips Membuat Surat Penawaran Pekerjaan
Penulisan surat penawaran pekerjaan, baik untuk proyek borongan maupun bentuk lainnya, melibatkan beberapa strategi kunci untuk memastikan komunikasi yang efektif. Selain menerapkan metode yang sudah ada, terdapat sejumlah tips yang dapat dijadikan pertimbangan.
1. Terjalinnya Kontak Awal dengan Kandidat
Mengirim surat penawaran sebaiknya diawali dengan menghubungi kandidat lebih dulu. Langkah ini bertujuan untuk menghindari risiko e-mail terabaikan atau tidak dibuka oleh penerima. Perusahaan dapat menghubungi kandidat dan memberitahukan bahwa mereka telah mencapai tahap penawaran kerja serta akan mengikuti proses selanjutnya.
Pemberitahuan awal kepada kandidat cenderung meningkatkan respons cepat terhadap surat penawaran. Salah satu strategi tambahan adalah mengundang kandidat secara langsung untuk membahas detail lebih lanjut, menunjukkan komitmen perusahaan terhadap proses perekrutan.
2. Pembuatan Template Surat Penawaran Kerja
Dalam rangka mengoptimalkan efisiensi waktu, disarankan untuk membuat template surat penawaran kerja. Proses perekrutan yang berulang, khususnya pada akhir tahun, dapat menjadi lebih efisien dengan menggunakan berbagai template offering letter. Ketika perusahaan memutuskan untuk menambah karyawan, pengiriman template menjadi langkah praktis dan efektif. untuk mendapatkanya anda dapat berkunjung kesitus wordkraft.ai
3. Sentuhan Personal dalam Template
Meskipun menggunakan template, tetap penting untuk menambahkan sentuhan personal dalam surat penawaran. Hal ini bertujuan agar surat tidak terkesan kaku dan sekaligus menunjukkan penghargaan terhadap pengalaman kandidat. Menyisipkan kalimat-kalimat yang bersifat personal dapat membantu menciptakan koneksi yang lebih mendalam antara perusahaan dan kandidat.
4. Pengecekan Teliti Sebelum Pengiriman
Sebelum mengirimkan surat penawaran pekerjaan, pastikan untuk melakukan pengecekan teliti terhadap isi surat. Baik itu proyek full time atau part time, kesalahan penulisan dapat berdampak pada reputasi perusahaan. Oleh karena itu, langkah ini menjadi krusial untuk memastikan kelancaran dan ketepatan setiap informasi yang disampaikan.
Contoh surat penawaran pekerjaan bagi karyawan baru
Surat tawaran kerja yang profesional dapat ditemukan dengan mudah di berbagai sumber online. Di bawah ini, kami hadirkan contoh-contoh surat penawaran kerja untuk situasi tertentu yang dapat menjadi referensi Anda.
1. Surat Penawaran Pekerjaan untuk Magang Tanpa Bayaran (unpaid)
Kepada, Fazia Rahmawati yang terhormat,
Dengan rasa senang, PT Angkasa Raya mengundang Anda untuk bergabung sebagai magang di departemen pemasaran kami, dengan efektif mulai tanggal 2 januari 2024.
Posisi ini merupakan magang tanpa bayaran, yang berarti Anda tidak akan menerima gaji atau mendapatkan tunjangan seperti asuransi kesehatan, asuransi kecelakaan, dan tunjangan akhir tahun. Meskipun demikian, PT Angkasa Raya akan mempertimbangkan untuk menawarkan posisi penuh waktu berdasarkan penilaian kinerja Anda selama masa magang.
Selama periode magang, Anda akan memiliki akses ke informasi rahasia milik PT Angkasa Raya. Dengan menerima tawaran ini, Anda diharapkan menjaga kerahasiaan informasi tersebut.
Kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda. Jangan ragu untuk menghubungi kami langsung jika ada pertanyaan lebih lanjut mengenai penawaran ini.
Salam,
Deandra karina
2. Surat Penawaran Pekerjaan Full Time
Yth. Adinda Kusuma wardani
Tuntas media Informasi mengajukan tawaran untuk mengubah status pekerjaan Anda dari paruh waktu menjadi penuh waktu, efektif mulai 12 januari 2024.
Bila Anda menerima tawaran ini, berikut adalah syarat dan ketentuan kontrak kerja baru Anda:
- Posisi: Asisten Redaktur dengan laporan kepada Manajer Redaktur & Koordinator Liputan.
- Jam kerja: 5 hari seminggu, dari pukul 09.00 hingga 17.00 WIB.
- Kompensasi: Gaji bulanan sebesar Rp10.000.000.
- Manfaat sebagai karyawan penuh waktu, termasuk asuransi kesehatan, asuransi kecelakaan, Jaminan Kesehatan, reimbursement, tunjangan, dan uang transportasi.
Untuk menerima tawaran ini, mohon tandatangani surat penawaran penuh waktu (Full Time) ini dan kirimkan kembali via email kami pada Senin, 6 januari 2024.
Jangan sungkan untuk menghubungi HRD jika Anda memiliki pertanyaan atau berbicara langsung dengan atasan Anda.
Salam,
Kulon Wetan
3. Surat Penawaran Pekerjaan Freelance
Kepada,
Erik Silitonga marjunjung yang terhormat,
Dengan gembira, kami menawarkan posisi editor lepas di Ngontesein, dengan rincian sebagai berikut:
- Posisi: Editor Konten – Freelance
- Tugas: Menyunting 25 konten video
- Upah: Rp150.000 per konten, dengan total akumulasi Rp30.000.000 per bulan.
Perlu diingat bahwa jumlah gaji tersebut belum termasuk pajak. Apabila Anda menerima tawaran ini, waktu kerja diharapkan dimulai pada tanggal 5 januari 2024. Lampiran dokumen persetujuan juga telah disertakan.
Jika terdapat pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui email ini. Kami menanti konfirmasi Anda paling lambat tanggal 31 Januari 2024.
Salam,
Geofania Aslina
Human Resource Department Ngontesein
4. Contoh Surat Penawaran Pekerjaan Perorangan
Yth. Ahmad Fauzi,
Selamat atas promosi Anda menjadi Redaktur Pelaksana di Divisi Produksi Belahan Media Informasi.
Gaji Anda akan dimulai dari Rp10.500.000 per bulan, dengan distribusi pembayaran setiap tanggal 24 mulai Januari 2024. Sebagai posisi baru di perusahaan, Anda diharapkan untuk menyelesaikan satu minggu pelatihan bersama Pemimpin Redaksi.
Belahan Media Informasi berharap dapat mempertahankan hubungan kerja yang positif dengan Anda. Untuk pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi HRD atau komunikasikan langsung dengan kami.
Hormat kami,
Guntur Oktaviana
5. Surat Penawaran Pekerjaan Sederhana
Yth. Diah Maharani
Selamat!
Dengan sukacita, kami menawarkan Anda posisi Content Creator di PT Anca Media Group, dengan rincian sebagai berikut:
- Nama: Diah Maharani
- Posisi: Content Creator
- Melapor kepada: Kepala Konten
Perlu dicatat bahwa penawaran gaji dihitung sebagai gaji bruto, yang berarti belum dipotong:
- Pajak
- Iuran BPJS Kesehatan
- Iuran BPJS Ketenagakerjaan & Pensiun
Silakan pelajari dokumen terlampir melalui email ini. Apabila Anda menerima tawaran ini, mohon tandatangani surat yang terlampir pada tempat yang ditentukan. Kirimkan softcopy kembali dengan batas waktu 30 Januari 2024.
Anda akan dihubungi untuk penandatanganan kontrak kerja setelah perusahaan menerima dokumen ini. Pertanyaan lebih lanjut dapat diajukan melalui email ini.
Salam,
Yayan Handoko
HRD PT Anca Media Group
6. Surat Penawaran Pekerjaan dalam Bahasa Inggris
Dear Catherine Amanda,
We are happy to say that the company has decided to accept you, with the following job offer.
Position: Head of Marketing
Start date: Not later than March 10, 2023
Salary: $60,000
This job offer is contingent upon completion of a background check, medical check, and reference check. This is not a valid employment contract. Either party can end the employment relationship at any time without specific reasons.
Regards,
David Alonso
Human Resource Department
Apakah offering letter sama dengan perjanjian kerja?
Dalam lingkungan dunia kerja, seringkali terdapat kebingungan antara dua dokumen penting: offering letter dan perjanjian kerja. Kedua dokumen ini biasanya diberikan kepada karyawan baru, namun memiliki perbedaan signifikan dalam hal sifat dan konsekuensi hukumnya.
Offering letter, sebuah dokumen formal yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan baru, sebenarnya tidak bersifat mengikat seperti kontrak kerja. Offering letter ini lebih merupakan tanda terjadinya hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Meskipun demikian, isi dari offering letter tetap memiliki dampak penting, dan kandidat memiliki kesempatan untuk menegosiasikan penawaran tersebut apabila belum sepenuhnya sesuai dengan ekspektasinya.
Di sisi lain, perjanjian kerja memiliki karakter yang jauh lebih mengikat secara hukum. Kedua belah pihak, perusahaan dan karyawan, diwajibkan untuk mematuhi semua ketentuan yang tercantum dalam perjanjian kerja. Pelanggaran terhadap perjanjian ini dapat berakibat serius, bahkan hingga tuntutan hukum.
Saat terlibat dalam pembuatan surat penawaran kerja untuk karyawan baru, langkah ini seharusnya tidak dianggap sebagai tugas yang sulit. Bagi para profesional sumber daya manusia, tersedia berbagai tools yang dapat digunakan untuk menulis surat penawaran dalam jumlah besar, sehingga menghemat waktu dan upaya.
Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut seputar manajemen sumber daya manusia dan dunia kerja, Anda dapat mengunjungi nosekip.com. Dengan demikian, pemahaman yang lebih mendalam terhadap perbedaan antara offering letter dan perjanjian kerja dapat membantu memastikan bahwa hubungan kerja yang terjalin berjalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.